LIBROS OFICIALES

LIBROS OFICIALES

   Diario que se utiliza para asentar en orden cronológico todas las operaciones, en forma individual o por resúmenes. En este último caso es necesario tener un auxiliar en que se discriminen las transacciones individuales.

Mayor y Balances que se utiliza para establecer mensualmente el resumen de las operaciones por cada cuenta, sus movimientos y saldos.

Registro de Propietarios y Residentes que se utiliza para registrar la identificación de los copropietarios y residentes, con el coeficiente de propiedad y las restricciones que existan sobre los bienes privados o de dominio particular.

Libro de Actas, que incorpora las decisiones de la asamblea general de copropietarios, del consejo de administración cuando sea del caso y del comité de convivencia, con arreglo a las normas generales establecidas para este tipo de libros (artículo 125 numeral 5 y 131 del Decreto 2649 de 1993, 47, 51 y 58 de la ley 675 de 2001

DONDE SE REGISTRA LOS LIBROS? 

Las Propiedades Horizontales están obligadas a llevar libros de Contabilidad Registrados según el Decreto 2500 de 1986, que obliga a las entidades sin ánimo de lucro a cumplir con esta obligación; tienen que llevar libros contables como el libro diario, el libro mayor, libro de balances que deben estar debidamente registrados ante a DIAN.

Además las propiedades horizontales deben llevar un libro oficial de actas, el cual debe registrarse  en la alcaldía de la ciudad donde está el edificio, debe reposar en la oficina por si se presentan conflictos y exigen copia de algún acta. Otro Libro que debe llevar es el libro de registro de propietarios, que también debe reposar en la oficina de carácter informativo.

PROHIBICIÓN EN LOS LIBROS  

ARTICULO 128. (DECRETO 2649 DE 1993) FORMA DE LLEVAR LOS LIBROS. Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares. El ente económico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables. En los libros se deben anotar el número y fecha de los comprobantes de contabilidad que los respalden.

Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben totalizarse por lo menos a fin de cada mes, determinando su saldo.

En los libros está prohibido: 

1.   Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren.

2.  Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a continuación de los mismos. En los libros de contabilidad producidos por medios mecanizados o electrónicos no se consideran "espacios en blanco" los renglones que no es posible utilizar, siempre que al terminar los listados los totales de control incluyan la integridad de las partidas que se han contabilizado.

3.  Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.

4.  Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.

5.  Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

6. PARAGRAFO. Sin perjuicio de los demás requisitos legales, los libros, incluidos los auxiliares, tendrán valor probatorio cuando en los mismos no se hayan cometido los actos prohibidos por este artículo.

RECONSTRUCCIÓN DE LIBROS 

ARTICULO 135. (DECRETO 2649 DE 1993) PÉRDIDA Y RECONSTRUCCION DE LOS LIBROS. El ente económico debe denunciar ante las Autoridades competentes la pérdida, extravío o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere el caso.

Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes.

Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros.

Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición.

DECRETO 2649 DE 1993

SANCIONES  

De acuerdo a lo dispuesto en las normas legales vigentes las entidades sin ánimo de lucro también están obligadas a llevar contabilidad como lo señalan los siguientes  artículos:

·         Decreto reglamentario 2500 de 1986, artículo 2°

·         Estatuto tributario, articulo 364

·         Ley 190 de 1995, articulo 45.

·         Decreto reglamentario 2649 de 1993, articulo 2.

·         Ley 675 del 2001, articulo 51.

HECHOS IRREGULARES Y SANCIONABLES EN LA CONTABILIDAD. 

Estatuto tributario, Art. 654. Hechos irregulares en la contabilidad. Habrá lugar a aplicar sanción por libros de contabilidad, en los siguientes casos:

·    No llevar libros de contabilidad si hubiere obligación de   llevarlos;

·   No tener registrados los libros principales de contabilidad, si hubiere obligación de registrarlos;

·   No llevar los libros de contabilidad en forma que permitan verificar o determinar los factores necesarios para establecer las bases de liquidación de los impuestos o retenciones, y

·    Cuando entre la fecha de las últimas operaciones registradas en los libros, y el último día del mes anterior a aquel en el cual se solicita su exhibición, existan más de cuatro (4) meses de atraso.

Código de comercio Art. 58. La violación a lo dispuesto en el artículo  (Art., 57 E.T) hará incurrir al responsable en una multa hasta de cinco mil pesos que impondrá la cámara de comercio o la Superintendencia Bancaria o de Sociedades, según el caso, de oficio o a petición de cualquier persona, sin perjuicio de las acciones penales correspondientes.

Los libros en los que se cometan dichas irregularidades carecerán, además, de todo valor legal como prueba en favor del comerciante que los lleve.

Cuando no pueda determinarse con certeza el verdadero responsable de estas situaciones, serán solidariamente responsables del pago de la multa el propietario de los libros, el contador y el revisor fiscal, si este incurriere en culpa.

Estatuto tributario, Art. 655. Sanción por irregularidades en la contabilidad. Sin perjuicio del rechazo de los costos, deducciones, impuestos descontables, exenciones, descuentos tributarios y demás conceptos que carezcan de soporte en la contabilidad, o que no sean plenamente probados de conformidad con las normas vigentes, la sanción por libros de contabilidad será del medio por ciento (0.5%) del mayor valor entre el patrimonio líquido y los ingresos netos del año anterior al de su imposición sin exceder 20.000 UVT.

Cuando la sanción a que se refiere el presente artículo, se imponga mediante resolución independiente, previamente se dará traslado del acta de visita a la persona o entidad a sancionar, quien tendrá un término de un (1) mes para responder.

Parágrafo. No se podrá imponer más de una sanción pecuniaria por libros de contabilidad en un mismo año calendario, ni más de una sanción respecto de un mismo año gravable.

SANCIÓN PENAL POR FALSEDAD EN LOS ESTADOS FINANCIEROS.

 Artículo 43. RESPONSABILIDAD PENAL.

Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas, serán sancionados con prisión de uno a seis años, quienes a sabiendas:

1. Suministren datos a las autoridades o expidan constancias o certificaciones contrarias a la realidad.

2. Ordenen, toleren, hagan o encubran falsedades en los estados financieros o en sus notas.

La Corte, en la sentencia C-434/96, expresó que la norma impugnada es una disposición especial de aplicación restrictiva para los administradores, el revisor fiscal, el contador público de una sociedad, porque excluye de plano su aplicación a cualquier otro particular.

ESTADOS FINANCIEROS  

Conforme al Decreto 2649 de 1993, adicionado por el Decreto 1878 de mayo 29 de 2008, los entes descritos en esta orientación deben preparar los siguientes estados financieros:

ESTADOS FINANCIEROS DE PROPÓSITO GENERAL: 

El Artículo 21 del citado Decreto 2649 indica que son estados financieros de propósito general, aquellos que se preparan al cierre de cada período para ser conocidos por usuarios indeterminados con el ánimo de satisfacer el interés común del público.

Por su parte, el artículo 22 ibídem, señala cuáles son los estados financieros considerados básicos que, por regla general, deben ser preparados por los entes económicos, estos son:

 

·         Balance General

·         Estado de Resultados

·         Estado de Cambios en el Patrimonio

·         Estado de Cambios en la Situación Financiera

·         Estado de Flujos de Efectivo

Sin embargo, de acuerdo con el parágrafo adicionado al artículo primero del Decreto 2649 de 1993 (con base en el Decreto 1878 de 2008), se establece como excepción para los entes económicos, entidades de naturaleza no comercial, que estén obligadas u opten por llevar contabilidad en los términos del artículo primero del mismo decreto y se ajusten a las condiciones previstas, es decir, que su planta de personal no sea superior a los diez (10) trabajadores o, que sus activos totales no superen los quinientos (500) salarios mínimos mensuales legales vigentes, en materia de estados financieros básicos sólo estarán obligadas a presentar:

·      Balance General

·      Estado de Resultados