CONTABILIDAD

• ESTADOS FINANCIEROS DE PROPÓSITO ESPECIAL:

  
  

  Son aquellos que se preparan para satisfacer necesidades específicas de algunos usuarios de la información contable; su circulación o uso es limitado por suministrar un mayor detalle de algunas partidas.

   

  Para el caso de las entidades de Propiedad Horizontal y unidades inmobiliarias cerradas, se establece un estado financiero de propósito especial obligatorio que es el Estado de Resultado Presupuestal, en el cual se compara el presupuesto con su ejecución y se determina el resultado financiero.

   

  Conforme al numeral 4 del Artículo 51 inserto en el Capítulo XI de la Ley 675 del 2001, se establece la obligación del administrador de presentar el informe anual a la Asamblea General de copropietarios, incluyendo el Inventario y Balance, el Balance General, el Estado de Ingresos y Egresos, más conocido como Estado de Resultados, y la correspondiente ejecución presupuestal. En estas circunstancias es obligatorio presentar el Estado de Inventario establecido en el artículo 28 del decreto 2649 de 1993.

   

  El Administrador de la copropiedad podrá además presentar los otros estados financieros de propósito general determinados en el Capítulo IV, sección I del Decreto 2649 de 1993, debiendo cumplir, en todo caso, las normas sobre revelaciones establecidas en el Capítulo III del título 2 del mismo decreto, estados financieros que deben estar certificados y, cuando sea del caso, dictaminados.

  
  

  DEPRECIACIÓN

  
  

  La propiedad horizontal, a pesar de ser un ente de carácter civil, se acoge a normas mercantiles y en caso de llevar contabilidad se le aplican las normas que rigen a esta,  el administrador de los bienes de propiedad horizontal requiere para la realización de su cometido una serie de bienes adquiridos con recursos de la copropiedad, como muebles, equipo de oficina, maquina, equipo edificaciones etc...

  
  

  Estos bienes deben reconocerse como activos en las cuentas correspondientes y son objeto de depreciación de acuerdo con su vida útil.

  
  

  SEGURO OBLIGATORIO  PARA  BIENES  COMUNES

  
  

  El Seguro Obligatorio de Bienes Comunes es la herramienta ineludible que tienen todos los edificios o conjuntos sometidos al régimen de propiedad horizontal y que les ayuda a proteger los bienes de la copropiedad contra los riesgos de incendio y terremoto, con el fin de garantizar la reconstrucción total de los mismos, según lo establecido en la Ley 675 de 2001.

  
  

  La póliza ofrece coberturas adicionales, como: responsabilidad civil, daños por agua, anegación, terrorismo, daños por granizo, explosión, daños por rayo, corriente débil, remoción de escombros y maquinaria y equipos y otras coberturas adicionales.

  
  

  Pueden llevarse como un diferido y amortizarse durante los periodos para los cuales se hayan aprobado los ingresos específicos para dicho fin.

  
  

  FIJACIÓN DE LAS CUOTAS DE ADMINISTRACIÓN Y MÓDULOS DE CONTRIBUCIÓN.

  
  

  En las P.H. las cuotas de administración se fijan de acuerdo a los coeficientes de copropiedad y módulos de contribución que según el artículo 27 de la ley 675 se calculan con un valor inicial que deberán representar una ponderación objetiva entre el área privada y la destinación y características del bien privado.

  
  

  Para aclarar que significan estos coeficientes transcribimos la definición según el artículo 3° de la ley 675:

  
  

  COEFICIENTES DE COPROPIEDAD: Índices que establecen la participación porcentual de cada uno de los propietarios de bienes de dominio particular en los bienes comunes del edificio o conjunto sometido al régimen de propiedad horizontal.

  
  

  Definen además su participación en la asamblea de propietarios y la proporción con que cada uno contribuirá en las expensas comunes del edificio o conjunto (…)

  DETERMINACIÓN DEL  EL VALOR DEL COEFICIENTE DE COPROPIEDAD

  
  

  La Ley 675 prevé que, salvo casos específicos, los coeficientes de copropiedad se calcularán con base en el área privada construida de cada bien de dominio particular con respecto al área total privada del edificio o conjunto.

  
  

  El área privada libre se determinará en el reglamento, en proporción al área privada construida indicando los factores de ponderación utilizados, usando la siguiente formula:

  
  

  
  

  MÓDULOS DE CONTRIBUCIÓN: Índices que establecen la participación porcentual de los propietarios de bienes de dominio particular, en las expensas causadas en relación con los bienes y servicios comunes cuyo uso y goce corresponda a una parte o sector determinado del edificio o conjunto de uso comercial o mixto.

  
  

  En las copropiedades que son de uso mixto las áreas privadas que son utilizadas para uso comercial  demandan mayores servicios comunes que lo que demandan las áreas privadas de uso residencial para que haya una equidad el mismo artículo 27 de la citada ley establece que los copropietarios deben ponderar con objetividad el cálculo de las cuotas de administración y módulos de contribución.

  De lo anterior se puede concluir que las cuotas de administración fijadas por la asamblea de  copropietarios no deben ser determinadas por igual valor, respetando así un principio de equidad.

     

  COMO SE CONFORMA EL FONDO DE IMPREVISTOS

  
  

  El fondo de imprevistos es una porción de los ingresos recaudados (Cuotas de administración, expensas comunes, intereses, multas, etc.) con destinación a atender cualquier imprevisto que se presente, que no está contemplado dentro del presupuesto de la copropiedad, ello puede ser por ejemplo un daño que haya sido causado por acción de la naturaleza (ej, Inundación, daños por movimientos telúricos), o cualquier otro daño causado por agentes no controlables.

  
  

  De acuerdo con el art. 35 ley 675/01 se debe constituir con un porcentaje que no sea inferior al 1% del presupuesto anual de gastos, la asamblea podrá potestativamente suspender su cobro cuando este llegue al 50% del presupuesto anual.

  
  

  PROVISIONES

  
  

  La contabilidad en Colombia debe ceñirse conforme a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados – PCGA – los cuales están enmarcados en el Decreto 2649 de 1993.

  
  

  Ahora bien, el Decreto 2649 en los artículos 52 y 67 establece: 

  
  

  “(...) Art. 52. Provisiones y contingencias. Se deben contabilizar provisiones para cubrir pasivos estimados, contingencias de pérdidas probables así como para disminuir el valor re expresado si fuere el caso de los activos, cuando sea necesario de acuerdo con las normas técnicas.

  
  

  Las provisiones deben ser justificadas, cuantificables y confiables.

  
  

  “(...) Art. 62. Cuentas y documentos por cobrar. Las cuentas y documentos por cobrar representan derechos a reclamar efectivo u otros bienes y servicios, como consecuencia de préstamos y otras operaciones a crédito.

  
  

  Las cuentas y documentos por cobrar a clientes, empleados vinculados económicos, propietarios, directores, las relativas a impuestos, las originadas en transacciones efectuadas fuera del curso ordinario del negocio y otros conceptos importantes, se deben registrar por separado.

  
  

  Al menos al cierre del período, debe evaluarse técnicamente su recuperabilidad y reconocer las contingencias de pérdida de su valor.

  
  

  Teniendo en cuenta la naturaleza de la partida y la actividad del ente económico, normas especiales pueden autorizar o exigir que estos activos se reconozcan o valúen a su valor presente.

  
  

  Sin perjuicio de lo dispuesto por normas especiales, para la preparación de estados financieros de períodos intermedios es admisible el reconocimiento de las contingencias de pérdida con base en estimaciones estadísticas. (...)”

  
  

  Así las cosas, en el momento en que un propietario no cumpla en el tiempo establecido con el pago de la cuota de administración, este monto seguirá reflejado en cuentas por cobrar; se afirma lo anterior dado que cuando la administración emitió las cuentas de cobró debió registrar en la contabilidad la cuenta por cobrar (débito) y el ingreso (Crédito) a cada uno de los copropietarios, dando así cumplimiento a la norma técnica de causación, señalada en el artículo 48 del Decreto 2649.

  
  

  Con base en las normas básicas que determinan la esencia sobre la forma, la prudencia y el reconocimiento de los hechos económicos, provisiones y contingencias, se deben constituir las estimaciones que protejan a la entidad de la contingencia del no pago de la totalidad de contribuciones, multas, intereses y sanciones a cargo de los copropietarios, residentes, arrendatarios y terceros.

  
  

  Procede entonces el cálculo de provisiones por pérdida contingente de los valores a cobrar, para lo cual deben aplicarse métodos de reconocido valor técnico; es decir, métodos de aceptación general y que tienen un respaldo sustancial de carácter profesional, como el análisis general de cartera vencida o el análisis individual de cartera vencida.

  
  

  Las cuentas que se consideren irrecuperables se deben reclasificar como deudas de difícil cobro y pueden ser objeto de cancelación por pérdida o condonación, con los requisitos establecidos en el reglamento de propiedad horizontal o en las decisiones de los órganos de dirección y administración, sin olvidar que la práctica contable no exime el derecho de la recuperabilidad de la cartera y la obligación de la administración de la copropiedad de continuar con las gestiones de cobro a que haya lugar.

  
  

  COEFICIENTES DE COPROPIEDAD

  
  

  Los coeficientes de copropiedad son el porcentaje de participación que cada propietario de bienes privados tiene respecto a los bienes comunes del edificio o conjunto.

  
  

  Dichos coeficientes determinan la participación de los propietarios en la Asamblea General y la proporción con que cada uno contribuirá en las expensas comunes del edificio o conjunto.

  
  

  De acuerdo con lo establecido en el artículo 25 de la Ley 675 de 2001, “todo reglamento de propiedad horizontal deberá señalar los coeficientes de copropiedad de los bienes de dominio particular que integren el conjunto o edificio.”

  
  

  CÁLCULO DEL COEFICIENTE DE COPROPIEDAD

  
  

  El artículo 26 de la citada ley indica la manera en la que se deben calcular los coeficientes de copropiedad. Allí se señala lo siguiente:

  
  

  En los edificios o conjuntos residenciales, los coeficientes de copropiedad se calculan teniendo en cuenta la participación del área privada construida de cada bien de dominio particular, en el área total de todo el edificio o conjunto.

  
  

  En los edificios o conjuntos de uso comercial o mixto, los coeficientes de copropiedad se calculan de acuerdo con un valor inicial que represente una ponderación objetiva entre el área privada y la destinación y características de los mismos.

  
  

  En los parqueaderos y depósitos, para el cálculo de los coeficientes de copropiedad se  podrán     ponderar los factores de área privada y destinación.

  
  

   El área privada libre del edificio o conjunto, se determinará en proporción al área privada  construida; no obstante, se deberán indicar los factores de ponderación utilizados en el  reglamento de propiedad horizontal.

  
  

  MODIFICACIÓN DE COEFICIENTES EN PROPIEDAD HORIZONTAL

  
  

  De acuerdo con lo establecido en el artículo 28 de la Ley 675 de 2001, los coeficientes de copropiedad se pueden modificar cuando se presente alguna de las siguientes situaciones:

  
  

  Cuando en su cálculo se incurrió en errores aritméticos o no se tuvieron en cuenta los parámetros legales para su fijación.

  
  

  Cuando el edificio o conjunto se adicione con nuevos bienes privados, producto de la desafectación de un bien común o de la adquisición de otros bienes que se anexen al   mismo.

  
  

  Cuando se extinga la propiedad horizontal en relación con una parte del edificio o conjunto.

  
  

  Cuando se cambie la destinación de un bien de dominio particular, si ésta se tuvo en  cuenta para la fijación de los coeficientes de copropiedad.

  
  

  Aspectos legales del coeficiente de propiedad a la luz de la ley 675 de 2001.

  
  

  A continuación se relacionan el articulado de la ley 675 de 2001 que tratan el tema del Coeficiente de propiedad.

  
  

  Artículo 25 Todo reglamento de propiedad horizontal deberá señalar los coeficientes de copropiedad de los bienes de dominio particular que integran el conjunto o edificio, los cuales se calcularán de conformidad con lo establecido en la presente ley.

  
  

  Tales coeficientes determinarán:

  
  

  La proporción de los derechos de cada uno de los propietarios de bienes privados sobre los bienes comunes del edificio o conjunto.

  
  

  EL PORCENTAJE DE PARTICIPACIÓN EN LA ASAMBLEA GENERAL DE PROPIETARIOS.

  
  

  El índice de participación con que cada uno de los propietarios de bienes privados ha de contribuir a las expensas comunes del edifico o conjunto, mediante el pago de cuotas ordinarias y extraordinarias de administración, salvo cuando éstas se determinen de acuerdo con los módulos de contribución en la forma señalada en el reglamento.

  
  

  Artículo 26. Determinación. Salvo lo dispuesto en la presente ley para casos específicos, los coeficientes de copropiedad se calcularán con base en el área privada construida de cada bien de dominio particular, con respecto al área total privada del edificio o conjunto.

  
  

  El área privada libre se determinará de manera expresa en el reglamento de propiedad horizontal, en proporción al área privada construida, indicando los factores de ponderación utilizados.

  
  

  Parágrafo. Para calcular el coeficiente de copropiedad de parqueaderos y depósitos, se podrán ponderar los factores de área privada y destinación.

  
  

  Artículo 27. Factores de Cálculo en Edificios o Conjuntos de Uso Mixto y en los Conjuntos Comerciales. En los edificios o conjuntos de uso mixto y en los destinados a comercio, los coeficientes de copropiedad se calculan de acuerdo con un valor inicial que represente una ponderación objetiva entre el área privada y la destinación y características de los mismos.

  
  

  Los reglamentos de propiedad horizontal deberán expresar en forma clara y precisa los criterios de ponderación para la determinación de los coeficientes de copropiedad.

  
  

  Parágrafo. El referido valor inicial no necesariamente tendrá que coincidir con el valor comercial de los bienes de dominio particular.

  
  

  Artículo 28. Modificación de Coeficientes. La asamblea general, con el voto favorable de un número plural de propietarios que represente al menos el setenta por ciento (70%) de los coeficientes de copropiedad del edificio o conjunto, podrá autorizar reformas al reglamento de propiedad horizontal relacionadas con modificación de los coeficientes de propiedad horizontal, en los siguientes eventos:

  
  

  Cuando en su cálculo se incurrió en errores aritméticos o no se tuvieron en cuenta los parámetros legales para su fijación.

  
  

  Cuando el edificio o conjunto se adicione con nuevos bienes privados, producto de la desafectación de un bien común o de la adquisición de otros bienes que se anexen al mismo.

  
  

  Cuando se extinga la propiedad horizontal en relación con una parte del edificio o conjunto.

  
  

  Cuando se cambie la destinación de un bien de dominio particular, si ésta se tuvo en cuenta para la fijación de los coeficientes de copropiedad.

  
  

  CLASES DE PRESUPUESTOS EN PROPIEDAD HORIZONTAL

  PRESUPUESTOS DE:

  
  

  De operación: Es aquel que con los recursos ordinarios que genera la operación, cubre los gastos regulares del funcionamiento normal de la copropiedad.

  
  

  De Inversión: Aquel que con los recursos extraordinarios con que cuenta la copropiedad, (Reservas, Fondo imprevistos y/o Cuotas Extraordinarias) se destina a inversión en mejoras o en inversiones financieras

  
  

  LOS PRESUPUESTOS EN PROPIEDAD HORIZONTAL

  
  

  ·       Ingresos y gastos fijos.

  ·       Ingresos y gastos variables

  ·       Ingresos y gastos Extraordinarios

  ·       Presupuesto de ingresos fijos:

  ·       Cuotas ordinarias de administración.

  ·       Menos los descuentos por pronto pago.

  ·  Ingresos por alquileres, suministro o préstamo de zonas comunes, equipos y dotación.

  ·  Ingresos por el uso de zonas comunes de uso común, autorizados por la Asamblea.

  
  

  Presupuesto de ingresos variables:

  
  

  ·  Ingresos por servicios prestados a terceros (Servicio de parqueaderos, campos o escenarios deportivos, salones comunales, lavandería, baños turcos, piscinas, jardinería, mantenimiento, etc.

  ·  Ingresos por actividades comunitarias como reciclaje de basura y desperdicios.

  ·       Rendimientos financieros por inversiones.

  
  

  Presupuesto de Gastos Fijos:

  
  

  · Gastos de nómina del personal fijo dependiente directamente de la administración del edificio.

  ·    Todos aquellos gastos que están soportados por contratos permanentes con la copropiedad como: Administración, contabilidad, revisoría fiscal, mantenimiento preventivo, vigilancia, aseo, etc.

  ·     Amortizaciones de gastos con cuota fija mensual como es el caso de los seguros.

  ·      Tarifas fijas por los servicios públicos domiciliarios, cuando existe esta modalidad.

  
  

  Presupuesto de Gastos Variables:

  
  

  ·    Gastos por mantenimientos correctivos sobre instalaciones y equipos del edificio.

  ·    Tarifas por consumos de los servicios públicos domiciliarios.

  · Gastos operacionales que son esporádicos, cíclicos, por temporadas como ej. La contratación de personal extra, decoración, eventos especiales, rifas, premios a usuarios, etc.

  
  

  NORMATIVIDAD PARA EL PRESUPUESTO DE LA P.H.

  
  

  Por la naturaleza  jurídica de las copropiedades sometidas al régimen de Propiedad horizontal, existen una serie de normas y entidades que tienen incidencia directa en los presupuestos como son:

  Ley 675 de 2001 (Fondo de imprevistos)

  Ley 675 de 2001 (Personas jurídicas sin ánimo de lucro)

  Superintendencia de vigilancia  (tarifas vigilancia)

  Código laboral (contratación y prestaciones sociales)

  DIAN  (RUT, Retenciones, IVA)

  
  

  CONTENIDO Y EJECUCION

  
  

  Un presupuesto debe tener un contenido lo más completo posible, pero a la vez lo más entendible para toda persona, aún sin conocimientos contables o financieros.

  
  

  ·  Todas las partidas discriminadas  tanto en ingresos como egresos.

  ·       Valores absolutos y porcentuales de participación.

  ·       Las variaciones frente al período anterior.

  ·       El valor ejecutado de cada ítem en el período anterior.

  ·  Aclaraciones de las cuentas generales. (ej. Reparaciones locativas, varios)

  · Observaciones que se consideren importantes para conocimiento de los copropietario

  
  

  "LEY 675 DE 2001 (agosto 03)

  “Por medio de la cual se expide el régimen de propiedad horizontal”.

  
  

  Artículo 56.Obligatoriedad. Los conjuntos de uso comercial o mixto estarán obligados a contar con Revisor Fiscal, contador público titulado, con matrícula profesional vigente e inscrito en la Junta Central de Contadores, elegido por la asamblea general de propietarios.

  
  IMPLEMENTACIÓN DE LAS NIIF EN LAS PROPIEDADES HORIZONTALES

  
  

  De conformidad con la ley 1314 de 2009 que reglamentó la convergencia de la contabilidad en Colombia hacia normas internacionales de información financiera NIIF, dispuso en su artículo 2 que todas las personas naturales y jurídicas obligadas a llevar contabilidad bajo la normatividad vigente, deberán acogerse a la nueva normatividad sobre normas de contabilidad, de información financiera y de aseguramiento de la información según el grupo en que apliquen.

  
  

  De acuerdo a lo anterior, como las propiedades horizontales se constituyen como personas jurídicas, y por no tener un PUC propio, ellas se acogen al reglamento general de contabilidad (Dcto. 2649 /93) para comerciantes, por lo tanto se ven cobijadas bajo la reglamentación sobre convergencia a normas internacionales de contabilidad que hasta la fecha se han expedido.